Il y a une erreur essentielle à ne pas commettre : celle d’accepter d’emblée l’idée reçue que le contrôle fiscal est une fatalité. Le plus souvent, la cause en incombe à l’entreprise : des obligations déclaratives non respectées, une comptabilité irrégulière, des justificatifs non produits, une mauvaise préparation de l’intervention du vérificateur…
AVOIR UNE BONNE MORALITÉ FISCALE
Pour être contrôlé, rien de tel qu’une déclaration irrégulière ou déposée hors délai. Dans ce genre de situation, surtout si elle se répète, il est certain que l’entreprise fournit des indices à l’administration qu’elle a de sérieuses difficultés d’organisation ou de gestion fiscale. Un examen approfondi du dossier fiscal (le contrôle sur pièces) peut en découler. De même, les incohérences entre les documents peuvent éveiller les soupçons. Le risque est de déclencher des contrôles de cohérence, avec leurs conséquences. Un seul conseil que La Palice aurait pu donner : mieux vaut rester discret pour ne pas se trouver dans la ligne de mire de l’administration. Et une seule solution : apporter un soin particulier à ses déclarations fiscales. L’administration pourra alors étiqueter l’entreprise d’une bonne moralité fiscale.
PRÉSENTER UNE COMPTABILITÉ IRRÉPROCHABLE
Dès le début de sa visite, le vérificateur contrôle si la comptabilité est régulière. Il s’assure notamment que les enregistrements comptables concordent bien avec les justificatifs. Il compare aussi les documents avec les résultats. S’il constate quelque anomalie, l’entreprise risque de se trouver dans une position délicate lorsqu’elle devra, par la suite, argumenter pour sa défense. Faut-il rappeler que l’administration a parfaitement le droit de remplacer les résultats déclarés par les vrais chiffres ? Et la note peut vite devenir salée. Une remarque : s’agissant des comptabilités informatisées, et c’est de plus en plus fréquent, d’autres règles sont exigées, comme l’obligation de documentation des systèmes d’information, la conservation des données et des traitements informatiques …
CONSERVER LES PREUVES
Il va de soi que garder les documents comptables, fiscaux, sociaux, juridiques et commerciaux, est primordial. Il ne faut pas non plus jeter les documents qui ont un lien important avec la comptabilité ou qui sont susceptibles de prouver une situation sujette à interprétation fiscale. Parmi les documents à conserver, citons notamment : les statuts et actes de société, les procès-verbaux du conseil d’administration, les polices d’assurance, les titres de propriété, les contrats commerciaux …
CRÉER UN DOSSIER POUR UNE SITUATION À RISQUE
Lorsque l’entreprise fait face à un événement sensible, elle doit, impérativement, ouvrir un dossier spécifique. Elle y conservera toutes les traces de son approche juridique et fiscale. Dans la mesure où le vérificateur débute généralement le contrôle par un examen de l’activité de l’entreprise et de son organisation, ce dossier devra, d’abord, contenir tous les documents relatifs aux informations générales de l’entreprise, par exemple : son organigramme, ses rapports annuels d’activité, ses rapports financiers, ses procès-verbaux des conseils d’administration… Ensuite, s’agissant de l’évènement sensible (restructurations, financements complexes, transactions patrimoniales…), il est judicieux d’y ajouter tous les documents justifiant cet événement. Ce dossier permettra ainsi d’offrir au vérificateur une réponse cohérente et organisée. C’est bon pour l’image !
PRÉPARER L’INTERVENTION DU VÉRIFICATEUR
Bien recevoir le vérificateur est très important pour ne pas compromettre l’image de son entreprise. Il convient donc de soigner tout particulièrement son accueil, sans excès bien sûr. Il est conseillé au chef d’entreprise ou à l’un de ses dirigeants de le recevoir personnellement, dans un premier temps. Ensuite, lui aux yeux du vérificateur. De même, il est toujours préférable de différer sa réponse lorsque la question est délicate. Cette position permet de se protéger contre toute éventuelle erreur qui pourrait avoir des conséquences indésirables. Et qui sait ? Le vérificateur tend peut-être un piège !
LES 6 COMMANDEMENTS POUR RÉUSSIR SON CONTRÔLE
1. Respecter ses obligations déclaratives et comptables.
2. Mettre en place, en interne, une organisation de contrôle.
3. Associer aux décisions importantes de l’entreprise l’avis éclairé de fiscalistes compétents.
4. Créer des dossiers spécifiques contenant tous les justificatifs des principaux changements de l’entreprise.
5. Classer et archiver tous les choix fiscaux de l’entreprise.
6. Rédiger et conserver un argumentaire détaillé et documenté pour chaque étape importante dans la vie de l’entreprise.
UNE ULTIME RECOMMANDATION !
Il est parfois imprudent de mettre la photocopieuse à la libre disposition du vérificateur. Il vaut mieux le décharger de cette tâche en lui demandant d’énoncer les documents dont il désire une copie. En effet, cela permet d’avoir connaissance des documents copiés et, éventuellement d’en garder un double. ça peut être utile pour la suite !présenter l’entreprise dans ses principales étapes historiques ainsi que ses activités est une bonne entrée en matière. Cette présentation doit enchaîner sur une description claire et précise de son organisation comptable, sociale, fiscale et commerciale. Enfin, et surtout, ne pas oublier de lui simplifier sa mission, en lui organisant au mieux son séjour dans les locaux de l’entreprise. Dans la mesure du possible, un bureau doit être mis à sa disposition. Choisir de préférence un local proche de l’interlocuteur de l’entreprise est une bonne idée pour faciliter le jeu des questions et des réponses.
L'Eclaireur
La Rédaction de L'Eclaireur www.leclaireur-coiffeurs.com